SSF strävar efter att tillämpa en rigorös, transparent och opartisk beredningsprocess.
Detta hänger också ihop med att stiftelsen anser att dess medel bäst utnyttjas i fokuserade och väl tilltagna insatser där medlen söks i konkurrens.
Stiftelsen anser att universiteten själva måste kunna stå för det löpande stöd och basstöd som deras forskargrupper behöver för det dagliga forskningsarbetet. SSF:s medel ska vara ett kvalitetskontrollerat extra tillskott för något som går utöver det vanliga och som faktiskt får märkbara effekter inom vetenskapen och/eller samhället i övrigt.
Föregås av strategiskt arbete
Innan en ny utlysning görs föregås den vanligtvis av ett mer eller mindre omfattande strategiarbete. Detta förarbete involverar parter och avnämare från både högskolan och näringslivet. Vid en hel del utlysningar genomförs också avstämningar, eller mer direkt samverkan, med andra finansiärer. Det strategiska arbetet leder fram till ett programförslag som sedan bearbetas av VD för att passa in i stiftelsens övergripande planering, innan det läggs fram till styrelsen.
Annonsering
Efter det att styrelsen beslutat om en utlysning annonseras den ut på stiftelsens webbplats. Den skickas också till universitet och andra intressenter. I vissa fall annonseras den även i media, såsom rikspress och branschtidskrifter.
Ansökningsperioden brukar vanligtvis uppgå till några månader för att de sökande ska hinna sätta ihop de konstellationer och genomföra annat förarbete som behövs för ansökan. Alla ansökningar lämnas via stiftelsens webbaserade ansökningsportal.
Beredningskommittéer
Efter ansökningstidens utgång börjar beredningen. Vanligtvis tillsätter stiftelsen en beredningskommitté som har till uppgift att genomföra granskningsprocessen för ansökningar inom ett utlyst program. Kommittén består av 5 – 12 ledamöter från högskola, näringsliv och samhället i övrigt.
Beredningskommittén lämnar förslag till VD om externa sakkunniga och övriga utvärderingsgrupper som krävs för att genomföra granskningen. Beredningskommittén bedömer inkomna ansökningar och lämnar förslag till vilka ansökningar som tidigt skall avföras från vidare beredning.
Styrelsen beslutar
I de flesta stora utlysningar skickas ansökan till minst tre externa sakkunniga. Baserat på utlåtanden av eventuella externa sakkunniga och egen vetenskaplig och strategisk bedömning rangordnar kommittén de högst rankade ansökningarna. Kommittén överlämnar sedan ett väl motiverat förslag till vilka ansökningar som ska beviljas, inklusive bidragsstorlek, till VD. Slutligt bidragsbeslut fattas av stiftelsens styrelse.
De sökande hålls vanligtvis informerade under beredningsperioden. Information som sänds ut är till exempel ansökningsstatistik och tidsplaner. Så fort styrelseprotokollet är justerat meddelas de sökande om resultatet. Kontrakt inklusive SSF:s generella villkor skickas vanligtvis ut ca 1-3 veckor efter det att styrelsen fattat beslut.
Tid till beslut
Stiftelsen har som målsättning att tiden mellan sista ansökningsdag och styrelsebeslut ska vara ca 6-9 månader för riktade utlysningar (till exempel utlysningar som ligger inom endast ett av stiftelsens insatsområden) och ca 9-12 månader för breda utlysningar (till exempel utlysningar som täcker alla stiftelsens insatsområden).